Laïa
Votre collaboratrice IA qui orchestre votre écosystème
Pennylane. Outlook. Dossiers. Commissions.
1 collaboratrice. 0 angle mort.
Ce qui vous empeche d'avancer
6 problemes identifies. 6 solutions concretes.
Manque de visibilité sur les dossiers
Quand on demande "ou en est le dossier 2024008 ?", il faut ouvrir le Google Sheets, chercher l'onglet, trouver le code affaire. L'information est dispersee entre Sage, Pennylane, les emails Outlook et les fichiers Excel.
Impact : Temps perdu, decisions retardees, clients mal suivis
Les factures ne partent pas a temps
Les factures à émettre sont oubliées ou en retard. Pas d'alerte automatique. On s'en rend compte trop tard — le cash-flow en souffre.
Impact : Cash-flow imprevisible, tresorerie tendue
Les factures fournisseurs restent dans les mails
Dell SAS, Exclusive Networks et les autres fournisseurs envoient leurs factures par email. Elles restent dans Outlook sans etre saisies dans Pennylane.
Impact : Pennylane jamais a jour, charges invisibles
On ne connait pas la rentabilité par dossier
Sur le dossier 2024008 (CHANEL SAS) : CA vente 425 000 EUR, achats 318 000 EUR — mais la marge reelle inclut-elle les coûts salariaux et NDF du commercial ?
Impact : Pilotage a l'aveugle, marges surestimees
Le suivi des coûts par commercial est manuel
5 commerciaux, 507 000 EUR de coûts totaux (salaires + NDF), 0 EUR de marge attribuee. Les objectifs ne sont pas renseignes. Impossible de savoir qui est rentable.
Impact : Aucune visibilité sur la performance individuelle
Tout le monde voit tout ou personne ne voit rien
Les fichiers sont partages a toute l'equipe. Un commercial voit les salaires des autres. La direction n'a pas de vue consolidée sans ouvrir 5 onglets.
Impact : Données sensibles exposees, pilotage impossible
Ce que Laïa fait pour vous
Chaque probleme a sa réponse. Concrete. Immediate.
Client CHANEL SAS, commercial Cyrille PRAT, CA vente 425 000 EUR, achats 318 000 EUR, marge 25,2%, facture payée, fournisseurs réglés.
Laïa détecté les échéances dans Pennylane, alerte le commercial J-5, relance J-2, escalade la RAF puis la direction.
Laïa surveille Outlook 24/7, détecté les factures PDF (Dell, Exclusive Networks...), extrait les données, créé l'écriture dans Pennylane.
CA Vente - CA Achat - Quote-part salaires - NDF = Marge nette reelle. Par dossier. Visible instantanement.
Cyrille : 185 400 EUR de coûts, X EUR de marge générée. Objectif atteint a Y%. Chaque commercial voit SA performance.
La direction voit tous les dossiers, tous les commerciaux, toutes les marges. Chaque commercial voit SES dossiers uniquement.
Laïa en action
Posez une question. Laïa répond avec vos vraies données.
Laïa, dossier 2024008 ?
Dossier 2024008 — CHANEL SAS
Commercial : Cyrille PRAT
SYNTHESE FINANCIERE
CA Vente HT : 425 000,00 EUR
CA Achat HT : 318 000,00 EUR
Marge brute : 107 000,00 EUR (25,2%)
FACTURES VENTE (client)
FAC-2024-001 — 425 000,00 EUR — Payee
FACTURES ACHAT (fournisseurs)
BC240023 — Dell SAS — 285 400,00 EUR — Reglee
→ Serveurs PowerEdge + switches reseau
BC240069 — Exclusive Networks — 32 600,00 EUR — Reglee
→ Licences sécurité
ALERTES
Tout encaisse
Tous fournisseurs réglés
Marge positiveEt le dossier 2025003 ?
Dossier 2025003 — LVMH Digital Commercial : Cyrille PRAT SYNTHESE FINANCIERE CA Vente HT : 95 000,00 EUR CA Achat HT : 64 500,00 EUR Marge brute : 30 500,00 EUR (32,1%) ALERTE CRITIQUE Facture 95 000 EUR à émettre AUJOURD'HUI → Rappel envoyé à Cyrille PRAT ce matin à 8h → Si non fait sous 48h, escalade direction automatique
Coûts de Cyrille ce mois ?
Cyrille PRAT — Synthese coûts Salaire brut charge : 172 800 EUR Notes de frais (NDF) : 12 600 EUR TOTAL COÛTS : 185 400 EUR CA généré : 520 000 EUR (5 dossiers) Marge brute générée : estimation en cours... Tickets restaurant : 23 TR attribues ce mois (valeur 10 EUR, part employeur 5,50 EUR)
Via WhatsApp, dashboard web, ou email — Laïa répond en langage naturel avec les données Pennylane en temps reel.
Vue Dossier 2024008
Exactement ce que vous cherchez dans vos fichiers Excel — en 1 clic.
Synthese financiere
Alertes et infos dossier
Livraison
Factures Vente (client)
425 000,00 EUR
16/01/2024 — Fourniture materiel CHANEL SAS — Dossier 2024008
Factures Achat (fournisseurs)
10/12/2023 — Serveurs PowerEdge + switches reseau
15/12/2023 — Licences sécurité
Votre écosystème aujourd'hui vs demain
4 outils déconnectés → 1 collaboratrice qui orchestre tout
Aujourd'hui chez Systemic
5 onglets, formules cassees, pas de controle d'accès
Pas d'API moderne, données enfermees
Factures non traitées pendant des semaines
Migration Sage → Pennylane en cours
Demain avec Laïa
LAÏA
1 seul interlocuteur qui orchestre tout. Les données Sage migrent vers Pennylane. Laïa lit et ecrit dans Pennylane via API, surveille Outlook (Microsoft 365) 24/7, et répond en langage naturel.
Pennylane
API lecture/écriture
Outlook
Surveillance 24/7
Alertes & rapports
Migration Sage → Pennylane incluse. Données historiques préservées.
Ce que vous voyez chaque matin à 9h
Simulation du dashboard Laïa — vue direction
Dossiers actifs
18
+2 ce mois
CA Vente cumulé
1 645 000 EUR
+8% vs M-1
Marge brute
27,1%
Objectif 30%
Coûts equipe
507 000 EUR
5 commerciaux
Alertes du jour
Dossier 2025003 — Facture 95 000 EUR à émettre AUJOURD'HUI — Commercial : Cyrille PRAT
Dossier 2024015 — Impayé client 28 500 EUR depuis 38 jours → relance N3 envoyée + alerte direction
Date de livraison depassee sur dossier 2025001 — email RAF + commercial envoyé automatiquement
Facture Dell SAS 37 200 EUR détectée dans Outlook → enregistree dans Pennylane automatiquement
Facture Exclusive Networks 6 750 EUR détectée → en attente validation RAF
Dossiers en cours
| Dossier | Client | Commercial | CA Vente | CA Achat | Marge | Statut |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024008 | CHANEL SAS | Cyrille PRAT | 425 000 EUR | 318 000 EUR | 25,2% | Tout encaisse |
| 2025003 | LVMH Digital | Cyrille PRAT | 95 000 EUR | 64 500 EUR | 32,1% | A facturer |
| 2024015 | Société Générale IT | Celine CAILLE | 198 000 EUR | 148 500 EUR | 25,0% | Impayé > 30j |
| 2025001 | BNP Paribas Infra | Christian-Yves ROMAIN | 215 000 EUR | 161 200 EUR | 25,0% | Livraison en retard |
| 2025005 | Thales DIS | Adrien AUBRY | 245 000 EUR | 183 700 EUR | 25,0% | En cours |
| 2025007 | Airbus CyberSec | Meryem BOULIFA | 167 000 EUR | 122 600 EUR | 26,6% | En cours |
Cyrille PRAT
Salaire 172 800 + NDF 12 600
Christian-Yves ROMAIN
Salaire 74 100 + NDF 4 100
Celine CAILLE
Salaire 88 300 + NDF 4 300
Meryem BOULIFA
Salaire 65 800 + NDF 2 700
Adrien AUBRY
Salaire 79 400 + NDF 2 900
Avant / Apres
Avant Laïa
Le commercial ouvre le fichier Excel, cherche l'onglet Vue Dossier, tape le code affaire 2024008, attend que les formules se calculent...
Les factures partent en retard — personne n'a d'alerte. Le RAF decouvre le retard en fin de mois
Les factures Dell SAS et Exclusive Networks dorment dans Outlook pendant des semaines
Fin de mois : tableau Excel des marges par commercial, 0 EUR de marge attribuee, objectifs vides
La direction ouvre 5 onglets Excel pour avoir une vision globale
Les tickets restaurant sont geres dans un autre fichier Excel — 10 salaries a suivre a la main chaque mois
Avec Laïa
"Laïa, dossier 2024008 ?" → CHANEL SAS, marge 25,2%, tout encaisse, fournisseurs réglés
Alerte J-5 : Dossier 2025003 a facturer. Relance J-2 si pas fait. Escalade direction automatique
Facture Dell SAS détectée dans Outlook → Pennylane mis a jour en 30 secondes, confirmation envoyée
Marges par commercial calculées en temps reel — coûts et marge nette visibles instantanement
1 dashboard : tous les dossiers, tous les commerciaux, toutes les alertes. Zero onglet a ouvrir
Tickets restaurant, NDF, absences : tout consolidé automatiquement. 10 salaries geres sans effort
Laïa se connecte a vos outils
Un orchestratrice qui relie tout. Zero saisie manuelle.
Pennylane
Factures, écritures, rapprochement
LAÏA
Orchestratrice IA
Microsoft 365
Outlook, calendrier, fichiers
Dashboard
Vue admin + commercial
Alertes et rapports
Alertes
Proactives, contextualisees
Flux automatisés
Outlook détecté facture PDF → Laïa extrait les données → creation écriture Pennylane → confirmation
Echeance Pennylane → Laïa alerte commercial J-5 → relance J-2 → escalade direction
"Laïa, dossier #1234 ?" → etat complet, historique, prochaine action, responsable
Facture payée → commission calculée par commercial → rapport mensuel automatique
Deux vues. Chacun voit ce qui le concerne.
Vue Direction
Accès complet
- Tous les dossiers — vue globale consolidée
- Performance de chaque commercial
- Coût et marge par dossier
- KPIs globaux : CA, tresorerie, tendances
- Alertes critiques : impayés, retards, anomalies
- Commissions de toute l'equipe
Vue Commercial
Accès personnalise
- Mes dossiers uniquement
- Mes commissions en temps reel
- Mon activite et mes objectifs
- Mes alertes : factures à émettre, relances
- Mon pipeline : prospects et dossiers en cours
- Mes performances vs objectifs
Comment ca se passe
4 jours. De l'audit a la production.
Naissance de Laïa
Groupe WhatsApp créé. Laïa se présenté à l'equipe. Premiere prise de contact avec la direction et les commerciaux.
Audit & cadrage
Mapping des process : flux facturation, structure des codes affaire, réglés de marge, coûts par commercial (salaires + NDF), audit Sage et migration Pennylane.
Construction Laïa
Connexion API Pennylane + Microsoft Graph (Outlook). Import des dossiers existants. Dashboard admin + commercial. Alertes et automatisations.
Demo & formation
Demo live avec les vrais dossiers (2024008 CHANEL, etc.). Formation commerciaux + direction. Ajustements. Mise en production.
Laïa en action
Surveillance 24/7, rapports quotidiens, alertes facturation, detection factures fournisseurs, suivi marges et coûts. Evolution continue.
Budget transparent
Mise en place
4 jours a 600 EUR HT/jour
Abonnement mensuel
- Laïa 24/7 — surveillance, alertes, rapports
- Connexion Pennylane + Microsoft 365
- Dashboard web (admin + commercial)
- Calcul commissions automatique
- Support WhatsApp direct
- Maintenance, evolutions, infrastructure
Annee 1 : 14 160 EUR HT (setup + 12 mois)
Laïa vs assistant humain
| Critere | Laïa | Humain |
|---|---|---|
| Coût mensuel | 980 EUR HT | ~3 500 EUR (charge) |
| Coût annuel | 11 760 EUR | ~50 000 EUR |
| Disponibilité | 24h/24, 7j/7 | 35h/semaine |
| Surveillance emails | 24/7 auto | Heures de bureau |
| MAJ Pennylane | Instantanee | Saisie manuelle |
| Suivi marges/coûts | Temps reel, 0 erreur | Tableau Excel, 0% objectif renseigne |
| Formation | Zero | 1-3 mois |
| Conges | Aucun | 5 sem + RTT |
Laïa coûte 3,5x moinsqu'un salarie et travaille 5x plusd'heures.
Gestion RH automatisée
10 salaries. Tickets restaurant, NDF, absences — tout consolidé.
Tickets Restaurant — Données reelles
Ce que Laïa automatisé
Tickets restaurant : calcul automatique par salarie (absences, remboursements repas déduites)
Notes de frais : consolidation automatique depuis Pennylane
Absences : suivi CP, maladie, RTT — impact TR calcule en temps reel
Coût par commercial : salaire + NDF + TR consolidés automatiquement
Securite & RGPD
Hebergement France
Toutes les données sont hebergees sur des serveurs en France
Accès restreint
Seuls les utilisateurs autorises accedent a leurs données
Chiffrement
Communications chiffrees de bout en bout